信函是把一個公司的產品求購、招商引資等資料直接寄到能做決策的企業相關的負責人或終端用戶的手中，引起收信人興趣，再輔以其他方式完成商業交易。這種方式在中國已廣為流行。它的好處主要就是：與其他行銷方法相比費用低廉、有一對一的直接效果、有針對性。對于中國的企業來說，它是少數可以打入主流社會而不需天文數字投資的宣傳方法。由于它是一種書面資料，中國與外國有時差，沒有英文流利的員工可以隨時接聽、應答外商電話的煩惱。直郵行銷法如與數據庫營銷配合，更可塑造一個現代化、國際化、數位化、高尚的整體企業形象，增加公司的商業魅力。

　　商業信函費用低廉。投入一次電視廣告少則幾十萬元，多則上百萬元甚至幾千萬元，投入大，風險高。商業信函由于它的針對性，所需的投入就少得多，但它并不因為費用低而削弱宣傳效果。廣告只送給目標客戶，是商業信函費用低廉的原因。目前，商業信函可以提供廣告類和非廣告類服務：廣告類商函是向客戶指定的各企事業單位及個人寄發各種產品單頁廣告、宣傳冊、銷售函、產品目錄冊、賀卡等各類廣告宣傳品，并可附訂購單、反饋單、市場調查問卷等；非廣告類商函可為銀行、保險等金融機構和其他企事業單位，寄送各種對賬單、收費單、收費通知單及回執，還可根據客戶的要求附寄相應的廣告宣傳品。

    為提供信函處理的效率,CRM軟件提供了信封,信函處理的功能,用戶可以自由定義信封,信函模板,并可以批量生成信封,信函進行打印.極大地方便與客戶通過書面形式進行的溝通.

信函模板的定義格式如下圖所示:

啟動打印信函向導

設置信函發送對象

選擇聯系人信封標準樣式:

生成信封如下圖,可以打印然后剪切即可.